Beschwerden und Einsprüche

Diese Richtlinie legt die allgemeinen Grundsätze und Verfahren fest, nach denen GAR Beschwerden und Einsprüche entgegennimmt, bewertet, untersucht, entscheidet und abschließt.

Sie kann auf Prüfung, Inspektion, Zertifizierung, Audit, Verifizierung, Validierung, Konformitätsbewertung, technische Absicherung und andere berufliche Tätigkeiten Anwendung finden, die von GAR durchgeführt oder koordiniert werden.

Beschwerden können grundsätzlich von Kunden, Antragstellern, Zertifikatsinhabern, Kunden zertifizierter Organisationen, Aufsichtsbehörden, Akkreditierungsstellen, Mitarbeitenden, Lieferanten, interessierten Parteien oder sonstigen Stakeholdern mit einem berechtigten Anliegen eingereicht werden.

Einsprüche stehen grundsätzlich der Person oder Organisation offen, die von der betreffenden Konformitätsbewertungsentscheidung unmittelbar betroffen ist, vorbehaltlich der geltenden System- oder Rechtsvorschriften.

Beschwerden sollten ausreichende Informationen enthalten, damit GAR das Anliegen verstehen und bewerten kann.

GAR kann zusätzliche Informationen anfordern, sofern dies in vertretbarer Weise erforderlich ist, um Art, Berechtigung oder Umfang der Beschwerde zu bestimmen.

Eine Beschwerde kann eine Organisation betreffen, die über GAR oder eine anwendbare Netzwerkressource zertifiziert, inspiziert, auditiert, verifiziert oder anderweitig bewertet wurde.

Gegebenenfalls kann GAR prüfen, ob die Beschwerde Fragen hinsichtlich der fortlaufenden Konformität, der Wirksamkeit eines zertifizierten Managementsystems, der Einhaltung der Zertifizierungsanforderungen oder der ordnungsgemäßen Verwendung eines Zertifikats oder Zeichens aufwirft.

Die betroffene Organisation kann über die Beschwerde informiert werden und erhält eine angemessene Gelegenheit, Informationen bereitzustellen, vorbehaltlich der Vertraulichkeits- und gesetzlichen Anforderungen.

Wenn eine Beschwerde einen begründeten Mangel in den Tätigkeiten von GAR aufzeigt, sollten angemessene Korrekturen oder Korrekturmaßnahmen in Betracht gezogen werden.

Ein Einspruch ist ein Antrag auf förmliche Überprüfung einer Entscheidung, die im Zusammenhang mit einer Konformitätsbewertungstätigkeit getroffen wurde.

Je nach Dienstleistung und anwendbaren Regeln können Gegenstand eines Einspruchs Entscheidungen sein, die Folgendes betreffen:

Einsprüche sollten in der Regel schriftlich innerhalb der Frist eingereicht werden, die durch das anwendbare Zertifizierungssystem, die Akkreditierungsanforderung, den Vertrag oder das GAR-Verfahren vorgeschrieben ist.

Ein Einspruch sollte Folgendes angeben:

Die Prüfung von Einsprüchen ist so zu gestalten, dass die Unparteilichkeit und eine objektive Überprüfung der angefochtenen Entscheidung gewährleistet sind.

Personen, die die abschließende Einspruchsentscheidung treffen oder wesentlich daran mitwirken, sollten nicht für die ursprüngliche, angefochtene Entscheidung verantwortlich gewesen sein, sofern die anwendbaren Anforderungen an die Konformitätsbewertung eine solche Trennung verlangen.

GAR kann je nach Art der Angelegenheit technisch kompetentes Personal, einen unabhängigen Prüfer, ein Einspruchsgremium, einen Ausschuss oder eine entsprechende akkreditierte Netzwerkressource benennen.

Die Einreichung eines Einspruchs hebt die angefochtene Entscheidung nicht automatisch auf, setzt sie nicht aus und macht sie nicht ungültig, sofern das anwendbare System, die Rechtsvorschrift, der Vertrag oder der zuständige Entscheidungsträger nichts anderes bestimmt.

Soweit zur Abwehr erheblicher Sicherheits-, Regulierungs-, Zertifizierungs- oder Integritätsrisiken erforderlich, können angemessene Interimsmaßnahmen während der Prüfung eines Einspruchs in Kraft bleiben.

GAR ist bestrebt, Beschwerdeführer und Einspruchsführer angemessen über den Stand oder Fortschritt einer Angelegenheit auf dem Laufenden zu halten, insbesondere wenn die Untersuchung einen längeren Zeitraum erfordert.

Nach Abschluss der Überprüfung teilt GAR das Ergebnis in angemessenem und rechtlich zulässigem Umfang mit.

Die Gründe für Entscheidungen können vorbehaltlich der Vertraulichkeit, rechtlicher Beschränkungen und der Rechte anderer Parteien mitgeteilt werden.

Informationen zu Beschwerden und Einsprüchen sind mit angemessener Vertraulichkeit zu behandeln.

Der Zugang sollte auf Personen beschränkt sein, die die Informationen für legitime Untersuchungs-, Prüfungs-, Entscheidungs-, Governance-, Akkreditierungs-, regulatorische oder rechtliche Zwecke benötigen.

GAR kann Informationen offenlegen, wenn dies von Gesetzes wegen, durch zuständige Behörden, Akkreditierungsstellen oder Zertifizierungssysteme verlangt wird oder die Offenlegung für die legitime Untersuchung der Angelegenheit anderweitig erforderlich ist.

Die Einreichung einer berechtigten Beschwerde oder eines berechtigten Einspruchs in gutem Glauben sollte nicht zu einer diskriminierenden oder vergeltenden Behandlung durch GAR führen.

Dieser Grundsatz hindert GAR nicht daran, berechtigte Maßnahmen zu ergreifen, wenn eine Eingabe betrügerisch, missbräuchlich, bedrohend, vorsätzlich irreführend oder anderweitig mit dem Gesetz oder dem beruflichen Verhalten unvereinbar ist.

GAR erbringt und koordiniert Dienstleistungen über ein internationales Netzwerk aus Laboratorien, Inspektionsstellen, Zertifizierungsstellen, Auditoren, Inspektoren, Ingenieuren und weiteren technischen Ressourcen.

Betrifft eine Beschwerde oder ein Einspruch eine Tätigkeit, für die eine andere juristische Person oder eine akkreditierte Netzwerkressource die förmliche Verantwortung trägt, kann GAR die Angelegenheit an diese Organisation weiterleiten oder sich mit ihr abstimmen.

GAR kann die Angelegenheit gleichwohl weiter beaufsichtigen, soweit dies für seine eigenen vertraglichen, Governance- oder netzwerkbezogenen Managementverantwortlichkeiten relevant ist.

Bestimmte Zertifizierungs-, Inspektions-, Prüf-, Verifizierungs- oder regulatorische Systeme sehen verbindliche Beschwerde- und Einspruchsverfahren vor.

Diese Anforderungen können Folgendes festlegen:

GAR ist bestrebt, angemessene Aufzeichnungen über Beschwerden und Einsprüche zu führen, einschließlich der ergriffenen wesentlichen Maßnahmen und der gezogenen Schlussfolgerungen.

Die Aufzeichnungen können Folgendes umfassen:

Wesentliche Trends können im Rahmen der Managementbewertung, der Qualitätsbewertung, der Unparteilichkeitsbewertung oder anderer Governance-Prozesse berücksichtigt werden.

GAR betrachtet Beschwerden und Einsprüche als wichtige Informationsquellen zu Dienstleistungsqualität, technischer Konsistenz, Kommunikation, Unparteilichkeit und organisatorischer Wirksamkeit.

Eine geeignete Analyse kann Verbesserungspotenziale in folgenden Bereichen aufzeigen:

Beschwerden und Einsprüche sollten über einen offiziellen GAR-Kommunikationskanal eingereicht werden und ausreichende Informationen zur Identifizierung der betreffenden Angelegenheit enthalten.